Externalizar la gestión de la impresión: una opción rentable para la pequeña empresa

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Descubre como externalizar la impresión de tus clientes con Brother. En Infowork trabajamos de la mano de los mejores fabricantes del sector para ofrecer SIEMPRE los mejores servicios y soluciones para nuestros clientes profesionales.Es muy común que las empresas recurran a la externalización de procesos o servicios que no son esenciales en su negocio, pero sí necesarios para el funcionamiento de la actividad de la empresa. Los servicios más comunes a los que las empresas no suelen destinar recursos internos son: limpieza, mantenimiento de edificios, gestión de redes sociales o página web y la gestión de la impresión – objeto de este artículo.

Ventajas del Outsourcing o externalización de tareas

Las empresas que satisfacen la demanda outsourcing de otras, suelen ser especialistas en su sector; por lo que se benefician de economías de escala y tienen acuerdos muy beneficiosos con los fabricantes o proveedores de su segmento. Es decir, parten de una situación ventajosa frente a alguien con un core business distinto.

Porqué externalizar los servicios de impresión

Los servicios de impresión son uno de los sectores con mayor demanda outsourcing, por la baja probabilidad de que las empresas destinen recursos internos y por los numerosos beneficios que reporta externalizar esa tarea. A continuación, expondremos algunos de los más significativos.

Evitar problemas con las impresoras

Las impresoras son un hardware imprescindible en cualquier oficina y un fallo en su funcionamiento puede acarrear un problema grave. Para evitar situaciones desagradables que afecten al ritmo de trabajo, es imprescindible hacer un buen uso de todos los recursos: incluido las impresoras.

Y qué mejor guía para un correcto uso de los equipos de impresión, que un hilo directo con un equipo especializado que asesore a la empresa cuando lo necesite. Alguien que aporte un plus de tranquilidad y ayude a prevenir cualquier problema que se pueda ocasionar por un uso indebido o una mala práctica.

Ahorrar costes

Uno de los factores que impulsa la externalización de servicios y procesos es ahorrar costes. Y no solo el derivado del servicio que se contrata (consumibles, mantenimiento, equipos, etc.), sino también el de los recursos internos que la empresa se puede ahorrar o destinar a otros asuntos que reporten un mayor beneficio.

Una empresa cuyo core business es la gestión de la impresión, siempre irá un paso por delante de las que no están especializadas en ello. Es una cuestión de experiencia, conocimiento del sector y capacidad para negociar los mejores precios. Los ingredientes necesarios para abaratar costes y ofrecer sus servicios muy por debajo de la media de mercado.

Ahorrar tiempo y recursos

Cuando hablamos de horas, en el entorno empresarial, es complicado no empezar a hacer números en la cabeza. Como todo recurso, el tiempo tiene un valor y es importante una buena gestión del mismo para sacar el máximo rendimiento a un negocio. Cada segundo cuenta y agilizar procesos dentro de una empresa puede elevar considerablemente la eficiencia y, por ende, los beneficios.

Mejor cuidado de los equipos y mejor servicio

Cuando eres empresario quieres preocuparte lo mínimo posible de los equipos que adquieres para tu negocio. No quieres que te den ningún problema y quieres tenerlos siempre en unas condiciones óptimas para su uso. Aunque no existe una fórmula secreta con la que alargar la vida de los equipos de impresión, su vida útil dependerá del uso y el cuidado que se les dé, así de simple. Sin embargo, lo que sí que existe es una manera de delegar su mantenimiento y evitar así todos esos quebraderos de cabeza: los servicios gestionados de impresión. Contratando este tipo de servicios con una empresa especializada en gestión de impresión, no solo te otorgará cobertura ante cualquier situación desagradable, sino que también hará que tus equipos estén siempre en buenas condiciones ¡Una apuesta ganadora!

Servicios de impresión que se pueden externalizar o contratar

Con las ventajas de externalizar los servicios de impresión claras, solo queda resolver una pregunta ¿Qué servicios de impresión se pueden externalizar o subcontratar?

Es importante saber que las empresas cuentan con un amplio abanico de gestiones relacionadas con la impresión de las que no se tendrán que preocupar si se contratan los servicios gestionados de impresión. Aquí te mostramos algunos de los más demandados.

Instalación / Configuración

La ajetreada vida en la oficina no da tregua para que alguno de sus trabajadores pueda leerse las instrucciones, entenderlas y aplicar lo aprendido en todos los nuevos equipos de impresión de la oficina. Es verdad que con tiempo y esfuerzo cualquier cosa es posible. Pero ¿de verdad merece la pena perder el tiempo en algo que se puede subcontratar?

Pensándolo bien, una empresa especializada instalará y configurará los equipos en menos tiempo del que se tardaría, solo, en leer las instrucciones. Un ahorro de tiempo para la empresa y un quebradero de cabeza menos para el empresario. Un win-win en toda regla.